E-mailová etiketa: Pravidlá automatickej odpovede aj komunikácie bez „dníčka“

Spoločenské normy, ktoré dodržiavame pri priamom styku s ľuďmi sa postupne transformovali aj do prostredia elektronickej komunikácie. V ďalšej časti e-mailovej etikety sa pozrieme na zlaté pravidlá, ktoré pomôžu ešte viac vylepšiť úroveň nášho online imidžu.

POZOR NA SKRATKY, SLANG A EMOTIKONY

Svet internetu a online komunikácie je plný všelijakých skratiek, slangových slov a hlavne obľúbených emotikonov a všakovakých „smajlíkov“. Aj tu musíme najskôr dva krát merať a raz rezať, aby sme si nepokazili svoj internetový imidž pred prísnym pohľadom adresáta.

Ak sme s niekým kamaráti a náš vzťah je neformálny, môžeme si dovoliť aj  smajlíky, či nejaké zdrobneniny. Určite však neodovzdávame „prácičku“, neposielame „mejlíček“ a neprajeme pekný „dníček“ človeku, s ktorým nezdieľame jednu domácnosť. Inak budeme pôsobiť nielen neprofesionálne, ale aj infantilne. A to hádam tiež nechceme!

Pozor aj na používanie príliš úzko odbornej terminológie, firemného žargónu a slangových výrazov. Nie každý im musí rozumieť. Navyše skratky typu FYI (For Your Information) a ASAP (As Soon As Possible) sa považujú dnes už skôr za nezdvorilé a nevhodné. Preto ak písať, tak maximálne kolegovi, no nikdy nie klientovi.

SPISOVNE, ZROZUMITEĽNE A PREHĽADNE

Nič nám nepokazí naše internetové renomé viac, ako úroveň našej „gramatiki“. Ak si nie sme istí kvalitou svojej spisovnej slovenčiny, stále je tu možnosť automatickej kontroly pravopisu. Do mailov by sme nemali písať zbytočne veľa textu, pretože potom strácajú svoju zrozumiteľnosť. Lepšie je vytvárať krátke odseky, ktoré logicky oddeľujú jednotlivé obsahové časti správy.

PROSÍM NIKDY NEPÍŠTE CELÝ TEXT KAPITÁLKAMI, teda veľkým písmom. Ak použiť kapitálky, tak len na zdôraznenie nejakého hesla, či posolstva. Pozor aj na množstvo výkričníkov!!!!!! Aby váš e-mail nevyznel ako direktíva. Na zvýraznenie dôležitých textových pasáží môžeme použiť aj tučné písmo, prípadne kurzívu. Je to určite lepšia cesta ako vyfarbovať text .

Po pozdrave a oslovení v úvode správy dáme čiarku a ďalej pokračujeme o dva riadky nižšie malým písmom v začatej vete. V závere sa rozlúčime a rovnako za textom „S pozdravom,“ nechávame čiarku a odstup jedného riadku pred podpisom.

AUTOMATICKÚ ODPOVEĎ LEN MIMORIADNE

Takzvaný OOO (out of office) e-mail si dnes môže nastaviť každý. Využíva sa ak pre iné povinnosti, či napríklad dovolenku istý čas nebudeme „na príjme“. Automatický odpovedný e-mail so správou, ktorú si nastavíme sa bude v nami zvolenom období odosielať všetkým adresátom, ktorí nám poslali nejakú správu. Ak ale túto „dovolenkovú“ vychytávku začneme používať pričasto, môže sa stať, že v očiach našich partnerov budeme pôsobiť neprofesionálne.

A čo by sme si mali do OOO e-mailu napísať?

• dokedy budeme mimo kanceláriu
• na koho sa môžu v mojej neprítomnosti odosielatelia obrátiť (meno zastupujúcej osoby, kontakt)
• ak mám aj zahraničnú klientelu, uvedené informácie budú aj v cudzom jazyku
• obsah správy OOO e-mailu je iba na nás a závisí len na tom, či náš vzťah s partnermi je formálny, či neformálny

(Ak vás tento článok zaujal, redakcii Dalito.sk môžete darovať kávu)