Pozval vás veľvyslanec? Ako si poradiť s protokolárnym podujatím

Aj človeku, ktorý nepôsobí v diplomacii, či vo vysokej funkcii sa môže pritrafiť, že dostane pozvánku na protokolárne podujatie. Ak vám príde obálka s pozvánkou na recepciu, či audienciu u veľvyslanca, nepanikárte!

DOBRE SI PREČÍTAJTE POZVÁNKU!

V prvom rade si pozorne prečítajte pozvánku a všetky detaily na nej. Mali by ste sa dozvedieť kto vás pozýva, dôvod, pre ktorý vás pozývajú, dátum a čas podujatia, ako aj miesto konania a detaily ako dress code, či termín na potvrdenie účasti.

PAPIER, SLOVO AJ E-MAIL

Za najštandardnejší protokolárny spôsob pozývania hostí je považovaná klasická tlačená papierová pozvánka v obálke, prípadne osobný list. Pozvánku dostanete buď osobne (do rúk) alebo príde na vašu adresu poštou. Ďalšou formou je ústne pozvanie, ktoré dostanete pri stretnutí, alebo formou telefonátu. Za platnú môžeme v dnešnej elektronickej dobe považovať aj pozvánku odoslanú e-mailom a to buď ako prílohu, alebo ako písaný text v tele správy. Každé takéto pozvanie je platné a musí obsahovať všetky potrebné informácie pre hosťa od pozývajúceho.

R.S.V.P. ?! ČO MÁM ROBIŤ?

Zvyčajne v pravom spodnom rohu (alebo na konci textu) pozvánky nájdeme nápis R.S.V.P. Táto pre niektorých nezrozumiteľná skratka je výzvou pre hosťa, aby pozývajúcemu odpovedal do uvedeného termínu, či sa na podujatí zúčastní, alebo nie. Závisí to od typu skratky:

R.S.V.P. /franc. „réspondez s´il vous plait“/ – ráčte láskavo odpovedať – vyžadované potvrdenie účasti pozvaného

R.S.V.P. / Regrets Only  – odpovedať len v prípade, že sa na akcii nezúčastníte

Niekedy je zaužívaná skratka R.S.V.P. nahrádzaná slovenským alebo anglickým ekvivalentom „potvrďte prosím svoju účasť“.

V diplomatickej komunikácii sa používajú aj ďalšie skratky, ktoré sú už na vytlačenú kartu, pozvánku, či lístok napísané ručne perom (zvyčajne do pravého horného rohu kartičky).

s.t. alebo ST/sine tempore/ – príďte presne

c.t. alebo CT /cum tempore/ – čas príchodu je voľný

p.m. alebo PM /pour mémoire/ – pre pripomienku

PM ako skratka má signalizovať, že pozývajúcemu sme už síce svoju účasť potvrdili, ale pre pripomienku nám ešte jednu pozvánku posiela znova. Na túto pozvánku sa už ale neodpovedá a slúži len pre našu informáciu.

AKO ČÍTAŤ DRESS CODE?

Dress code je predpísané odievanie, ktoré by sme mali podľa protokolu dodržať. Upozornenie na predpísaný odev je spravidla v ľavom spodnom rohu pozvánky, alebo na jej konci. Na protokolárne podujatia existujú rôzne dress code. Tým najčastejším je Formal/Dark Suit, čiže tmavý oblek s kravatou a košeľou s dlhým rukávom pre pánov a šaty, alebo kostým pre dámy. Na pozvánka je dress code uvádzaný iba vo formáte pre mužov. Ženy si na podujatie obliekajú dámsky ekvivalent požadovaného obliekania.

Ak je na pozvánke uvedený dress code Black Tie, znamená to smoking s čiernym motýlikom. Pre dámy koktejlové šaty s lodičkami a pančuškami alebo večerné dlhé šaty (závisí od typu a času podujatia).

Niektoré akcie, najmä letné, ktoré sa konajú v exteriéroch bývajú aj napriek ich protokolárnemu charakteru neformálne. Na záhradnú slávnosť, či grilovačku na rezidencii ambasádora sa preto obliekame menej formálne. Vtedy je na pozvánke uvedené Semi Formal, Smart Casual, prípadne Business Casual. Tu volíme stále elegantný a slušný typ oblečenia, no páni už nemusia mať oblek a kravatu, ale postačí ľahké letné sako a nohavice. U dám sú to letné aj kratšie šaty, prípadne kombinovaný nohavicový, alebo sukňový kostým, sako a nohavice a podobne.

Ak sa ale na pozvánke nedočítate, aký je predpísaný dress code, neváhajte sa opýtať na kontaktom čísle, či e-maile, alebo sa oblečte radšej formálne, čím nič nepokazíte.

MÁM NIEČO PRINIESŤ? DAR ALEBO KVETY?

Mnohí si lámu hlavu, či slávnosť alebo recepciu priniesť kvet, alebo iný dar? V diplomacii sú podujatia spoločenskou udalosťou organizovanou prioritne za účelom nadväzovania nových kontaktov a udržiavania dobrých priateľských vzťahov. Darčeky a kvety pri príležitosti recepcie k štátnemu sviatku preto nenosíme. 

Sú ale prípady, kedy sa napríklad menšia kytička, či darček môžu hodiť. Napríklad ak má hostiteľ významný osobný sviatok, či jubileum. Ak sa mu chceme na záver jeho misie, či pôsobenia, poďakovať za dobrú spoluprácu. Prípadne ak nás muž-hostiteľ pozýva na spoločenské podujatie, na ktorom sa zúčastní aj jeho manželka, či partnerka. Môžeme sa blysnúť malou kytičkou napríklad vo farbách trikolóry pozývajúceho štátu, ktorú pri vítaní odovzdáme hostiteľovej partnerke.

KEDY PRÍSŤ, ABY SOM NEMEŠKAL

Na príchod na miesto podujatia si vytvorte dostatočnú časovú rezervu. Najmä vo väčších metropolách je ťažké predierať sa hustou dopravou a preto je lepšie prísť v bezpečnom predstihu. Pozrite sa na pozvánku, či tam náhodou nie je poznámka o presnom príchode. Vždy sa snažte prísť naozaj načas a bez meškania. Ale ak je na pozvánke skratka s.t. /sine tempore/ musíte prísť presne. Ani o minútu neskôr! Zvyčajne je to pri príležitosti nejakého slávnostného galavečera, či koncertu, kde by ste neskorým príchodom mohli vyrušovať priebeh podujatia.

Presne musíte prísť aj na slávnostnú večeru, udeľovanie štátnych vyznamenaní, či divadelné predstavenie.  Naopak na recepciu si môžete dovoliť 15 minút meškať. Aj keď sa uskutočňuje na pozvanie povedzme ambasády, recepcia je menej formálna a umožňuje voľný (postupný) príchod aj odchod pozvaných hostí.

AKO SA SPRÁVAŤ NA RECEPCII?

Recepcia sa uskutočňuje po stojačky, jedlo sa podáva v šafingoch (nerezové ohrievané nádoby na jedlo s krytom) a to samoobslužne, alebo za asistencie kuchárov/čašníkov. Potom sa jedlo a nápoje konzumujú takisto po stojačky pri konferenčných okrúhlych stolíkoch, alebo je povedľa pripravené voľné sedenie.

Prvých 15 – 30 minút pozývateľ/hostiteľ zvyčajne stojí pri vchode do sály a osobne víta pozvaných hostí. 

Slušnosť káže (aj keď práve nepijeme) zobrať si od hostesky/čašníka pri vstupe čašu sektu a ňou si symbolicky pripijeme s hostiteľom. Ak nás nevíta na začiatku, vyhľadáme ho a poďakujeme sa mu za pozvanie. Hodí sa zdvorilo zagratulovať k dôvodu podujatia (štátny sviatok, jubileum, ukončenie diplomatickej misie). Prehodíme s ním zopár viet (small talk) a potom hostiteľa prenecháme aj druhým hosťom. Recepciu môžeme využiť aj na osobný networking a nadväzovanie kontaktov s ostatnými pozvanými hosťami.

KEDY ODÍSŤ Z PROTOKOLÁRNEJ AKCIE

Z recepcie môžeme odísť prakticky už hneď po úvodnom slávnostnom príhovore/prípitku hostiteľa a to aj bez osobného rozlúčenia. Ideálne je však nejaký čas zotrvať, aby náš skorý odchod nebol podozrivý.

Rovnako skôr môžeme opustiť aj raut, buffet lanch, prípadne „čašu vína“, alebo koktejl, či záhradnú slávnosť. Z ostatných protokolárnych podujatí ako koncert, banket, večera a obed odchádzame až po ich oficiálnom skončení.

Nech sme už pozvaní kýmkoľvek a na akékoľvek protokolárne podujatie, vždy myslíme na to, aby sme zanechali čo najlepší dojem. A to sa týka správania i odievania. A malá rada na záver, ako správni „networkeri“ by sme si nemali zabudnúť zobrať vizitky!

(Ak vás tento článok zaujal, redakcii Dalito.sk môžete darovať kávu)